Privacybeleid

PRIVACYBELEID

Als accountantskantoor staan wij in voor de verwerking van heel wat gegevens. Een deel van deze gegevens hebben betrekking op persoonsgegevens en in dit kader delen wij u het volgende mee.

De persoonsgegevens die wij verwerken kunnen betrekking op u hebben in uw hoedanigheid van klant van het kantoor, maar ook op u als personeelslid of als zakelijke relatie van onze klanten (zoals het geval dat u leverancier of klant bent van onze klant). In elk geval dienen wij u, als betrokkene van wie persoonsgegevens door ons verwerkt worden, op het volgende te wijzen.

1. Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens.

De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is FINQ NV, met zetel te Fruithoflaan 95 bus 28, 2600 Berchem met als ondernemingsnummer 0449.397.832. De verantwoordelijke is ingeschreven bij het instituut van de accountants en belastingconsulenten (IAB) onder erkenningsnummer 2233553N93.

Voor alle vragen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, kunt u steeds terecht bij FINQ via brief op het bovenstaande adres of via e-mail (info@fin-q.be).

2. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens.

FINQ verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: 


    1. Toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.

      Als IAB-vennootschap zijn wij onderworpen aan de antiwitwaswetgeving. In toepassing van deze wetgeving dienen onze klanten een klantenacceptatieprocedure te doorlopen. Voor alle diensten waarvoor u beroep wenst te doen op ons verzamelen wij uw identificatiegegevens.

      De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie.

    2. De op het kantoor rustende verplichtingen ten aanzien van de Belgische overheid, van buitenlandse overheden of van internationale instellingen in uitvoering van een wettelijke of reglementaire verplichting, in uitvoering van een gerechtelijke beslissing, of in het kaden van de behartiging van een rechtmatig beland door o.a. doch niet uitsluitend de huidige en toekomstige fiscale (bv. btw-listings, fiscale fiches) en sociale wetten noodzaken ons om in het kader van de opdracht waarmee we werden belast persoonsgegevens te verwerken.

      De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie.

    3. Uitvoering van een overeenkomst betreffende boekhoudkundige, sociale en fiscale diensten. De verwerking van de persoonsgegevens betreft de gegevens van de cliënten zelf, hun personeelsleden, hun bestuurders en dergelijke, alsook van de andere personen die o.a. als klant of leverancier betrokken zijn bij de activiteit.

      Zonder de verstrekking en verwerking van deze gegevens kunnen wij onze opdracht als accountant niet naar behoren uitoefenen.

    4. Uitvoering van een overeenkomst betreffende personeelsadministratie, beheer van loon en overige arbeidsvoorwaarden, beheer van competenties en opleidingen, beheer van persoonlijke ontwikkeling en evaluatie van medewerkers, voldoen aan sociale en fiscale regelgeving. Deze verwerking betreft de gegevens van de cliënten zelf, hun personeelsleden en hun bestuurders.

      Zonder de verstrekking en verwerking van deze gegevens kunnen wij onze opdracht als loonverwerking niet naar behoren uitvoeren.


3. Welke persoonsgegevens en van wie ?

In het kader van de onder 2 vermelde doeleinden kan ons kantoor de volgende persoonsgegevens verwerken: naam, adres, telefoonnummer, emailadres, BTW nummer, identiteitskaart, ...
In het kader van de aangiftes tot de personenbelasting via Tax-on-web worden ook volgende gegevens verwerkt: kinderen, lidmaatschap vakbond, medische gegevens, ...

FINQ verwerkt de persoonsgegevens welke de betrokkenen zelf of hun aanverwanten hebben aangeleverd. Het gaat dus zowel om gegevens van onze huidige cliënten, leveranciers, opdrachtgevers en werknemers, maar ook over potentiële cliënten en potentiële werknemers.
FINQ verwerkt ook persoonsgegevens die niet door de betrokkene zelf werden aangebracht zoals persoonsgegevens die door de cliënt worden aangeleverd betreffende zijn werknemers, bestuurders, klanten, leveranciers of aandeelhouders.
De persoonsgegevens kunnen ook afkomstig zijn van openbare bronnen zoals de Kruispuntenbank Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad, de Nationale Bank van België en dergelijke.

De gegevens worden slechts verwerkt voor zover noodzakelijk voor de onder punt 2 vermelde doeleinden.

De persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde landen of internationale organisaties.

4. Ontvanger van gegevens

Wij delen geen persoonsgegevens met derde partijen, behalve voor zover dit noodzakelijk is voor onze legitieme professionele en zakelijke behoeften of voor de behandeling van uw verzoeken, en/of voor zover wettelijke bepalingen of professionele normen dit voorschrijven of toestaan. Dit omvat het volgende:

In sommige gevallen kan FINQ persoonsgegevens over u delen met verschillende externe bedrijven of dienstverleners of leveranciers die namens ons handelen. Overdracht van persoonsgegevens door FINQ gebeurt in overeenstemming met de van toepassing zijnde Belgische gegevensbeschermingswetgeving.

  • FINQ kan ook persoonsgegevens vrijgeven aan onze dienstverleners:
    FINQ werkt samen met gerenommeerde partners, dienstverleners of agentschappen, zodat zij uw persoonsgegevens namens ons kunnen verwerken. FINQ zal alleen persoonsgegevens aan hen overdragen wanneer ze voldoen aan onze strikte normen voor de verwerking van gegevens en beveiliging. Wij delen alleen persoonsgegevens die hen toestaan hun diensten te verlenen;

  • Gerechtshoven, rechtbanken, wetshandhavings- of regelgevende instanties:
    FINQ kan persoonsgegevens verstrekken om gevolg te geven aan verzoeken van gerechtshoven, rechtbanken en overheidsinstanties, of wanneer het noodzakelijk of verstandig is om geldende wetten, bevelen of uitspraken van gerechtshoven of rechtbanken, of overheidsvoorschriften na te leven.

FINQ zal de door u verstrekte persoonsgegevens niet overdragen aan derden voor hun eigen direct
marketinggebruik.

5. Veiligheidsmaatregelen

Teneinde, in de mate van het mogelijke, de ongeoorloofde toegang tot de in dit kader verzamelde persoonsgegevens te beletten, heeft FINQ procedures op het gebied van veiligheid en organisatie opgesteld, welke betrekking hebben zowel op het verzamelen van deze gegevens als op hun bewaring.

Deze procedures zijn tevens van toepassing op alle verwerkers waar het kantoor een beroep op doet.

6. Bewaringstermijn

    1. Persoonsgegevens die wij moeten bewaren krachtens de Wet van 18 september 2017 (zie 2.1)

      Dit betreft de identificatiegegevens en het afschrift van de bewijsstukken omtrent onze cliënten, de interne en externe lasthebbers alsmede de uiteindelijke begunstigden van onze cliënten.

      Deze persoonsgegevens worden, in overeenstemming met artikel 60 van de Wet van 18 september 2017, bewaard tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting.

    2. Andere persoonsgegevens

      De persoonsgegevens van de andere dan hierboven vermelde personen worden slechts bewaard gedurende de termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving zoals de boekhoudwetgeving, de fiscale wetgeving, de sociale wetgeving.

    3. Na het verstrijken van de voormelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist, tenzij een andere geldende wetgeving een langere bewaartermijn voorziet.


7. Uw rechten


Als u persoonsgegevens aan FINQ verstrekt, heeft u de volgende rechten:

  • Recht op inzage en verbetering:
    u heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens. U beschikt over het recht om bevestiging te krijgen dat wij persoonsgegevens over u verwerken en om kosteloos een kopie te vragen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren. Voordat wij u persoonsgegevens verstrekken, kunnen wij u vragen om een identiteitsbewijs en voldoende informatie over uw interacties met ons, zodat wij uw persoonsgegevens kunnen terugvinden. Indien de gegevens die wij over u bewaren onjuist zijn, kunt u ons vragen alle onjuistheden in de persoonsgegevens te corrigeren.

  • Bezwaar tegen verwerking:
    u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons als wij niet langer het recht hebben deze te gebruiken, te eisen dat wij uw gegevens verwijderen als wij deze te lang bewaren, of te eisen dat, in bepaalde omstandigheden, de verwerking aan restricties wordt onderworpen.

  • Recht op verwijdering:
    u heeft het recht om alle gegevens met betrekking tot u te verwijderen (behalve in sommige gevallen, bijvoorbeeld om een transactie te bewijzen of wanneer wettelijk vereist).

  • Recht op overdraagbaarheid:
    onder bepaalde voorwaarden heeft u het recht om uw persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt, te ontvangen in een gebruikelijk, gestructureerd, leesbaar formaat en om uw persoonsgegevens door te geven aan een derde partij naar keuze.


U kunt een verzoek indienen of deze rechten uitoefenen door contact op te nemen met FINQ via info@fin-q.be en we zullen alle redelijke en praktische inspanningen leveren om aan uw verzoek te voldoen, op voorwaarde dat dit in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving en professionele normen.

8. Klachten

Inzake de verwerking van de persoonsgegevens door ons kantoor kan U een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
Drukpersstraat 35
1000 Brussel

Tel.: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
E-mail : commission@privacycommission.be
URL: https://www.privacycommission.be